各單位、各部門：
根據《九江學院檔案管理辦法》,現就2023年度及往年學校各類檔案移交工作通知如下：
一、移交范圍
1、機關、教輔、二級學院的黨務、行政、業務文書檔案。
2、聲像、實物類檔案實物暫存原單位，只移交目錄。
詳見《九江學院各部門檔案歸檔范圍與保管期限》(見附件1)
二、移交要求
1、按照《九江學院部門立卷歸檔工作規范》（見附件2）進行檔案整理，保證檔案歸檔的規范性。
2、檔案移交文件目錄（附件3）紙質版一式兩份，電子版用U盤現場提交，不涉密的亦可私發給檔案館接收人員。目錄中檔案名稱、數量、頁碼等信息應準確完整。
3、檔案的盒內文件目錄（附件4）除紙質版放置盒內，還需要將電子版轉換成PDF格式，在檔案管理信息系統中提交。
4、有條件的檔案立卷部門應將紙質檔案與電子檔案的同步歸檔。歸檔時將檔案電子版轉換成PDF格式，在檔案管理信息系統中提交，可方便本部門今后利用所提交的檔案。暫不具備電子化條件的，移交檔案時可只在系統中提交盒內目錄，但應在檔案移交文件目錄（附件3）的“備注”欄注明“未數字化”
三、移交時間
1、正常歸檔
2024年12月30日前，各部門完成2023年應歸檔的黨務、行政、業務檔案的整理歸檔工作；
寒假前各二級學院完成2024屆畢業生的學籍檔案歸檔。
2、往年檔案歸檔
凡各部門存有2022年及之前應歸檔的各類檔案，請于2025年6月底前完成整理歸檔。
檔案較多的部門可在歸檔期限內，分期分批整理、移交。不宜實物歸檔的，可只提交檔案目錄。特殊情況請與檔案館溝通說明。
四、聯系方式
在檔案收集、整理、編目、移交工作過程中如有疑問，請與檔案館工作人員聯系。
聯系人：臧老師、張老師，聯系電話：8334003。
檔案館
2024年11月15日
附：
1、九江學院各部門檔案歸檔范圍與保管期限
2、九江學院部門立卷歸檔工作規范
3、移交文件目錄模版
4、歸檔盒內文件目錄模版
贛公網安備36040202000313
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